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A adoção de métodos e ferramentas de gerenciamento de projetos dentro das organizações teve avanços inesperados nos últimos anos. Tornou-se senso comum que para os projetos terem qualidade eles devem ser gerenciados através de um método comprovado. Mas quando olhamos o que efetivamente aconteceu nas empresas nos últimos anos, vemos poucos resultados. Tipicamente, o que se mantém de uma sólida metodologia de gerenciamento de projetos são os líderes de projeto se apressando para preencher alguns formulários para enviá-los à gerência, a qual analisará ou não os dados. Preencher formulários é geralmente encarado como um "trabalho pesado" ou, pior ainda, uma "terapia ocupacional", termos usados por um gerente em uma das empresas de meus clientes.

O que é necessário é uma sólida metodologia de gerenciamento de projetos que não seja excessivamente trabalhosa para a gerência média, proporcione relatórios precisos para a alta gerência e auxilie na condução dos negócios em direção aos seus objetivos. Mas, inicialmente, temos de ter expectativas realistas sobre os softwares de gerenciamento de projetos.

O que o software não fará por você?

Antes de tudo, as organizações precisam definir corretamente suas expectativas para então partir para o gerenciamento de projeto e seu software. Eis algumas coisas que a metodologia de gerenciamento de projeto ou o software não podem fazer:

Quebrando resistências

A implementação de um processo de gerenciamento de projetos dentro de uma organização provavelmente gerará alguma resistência inicial. Em geral, a resistência à mudança ocorre em função de dois aspectos. Primeiro, a resistência pode resultar de orgulho profissional. Quando alguém diz a um gerente que jogue fora seus velhos métodos (os quais contribuíram para promoções recebidas) e aja de modo diferente, a resistência psicológica é inevitável. Esse tipo de resistência profissional é maior que a usual "resistência à mudança", muitas das vezes porque o gerente considera-se a si mesmo o inventor do método.

Segundo, a alta gerência procurará responder às suas próprias necessidades no método e poderá carregar em relatórios financeiros que não ajudarão o gerente de projetos na condução do projeto. Não é de admirar que alguns chamem os novos métodos de "administração pura"!

Considere as seguintes estratégias quando houver resistências:

O que o software pode fazer por você

O Project permite que você elabore os cálculos do planejamento e o ajuda a decidir onde agir primeiro, a registrar o que realmente foi efetuado e a analisar como corrigir desvios. A origem da resistência a qualquer software de gerenciamento de projeto, como o Project, é, na maioria das vezes, a sua característica automatizada. "Ele vive mudando minhas datas" é o refrão muito ouvido nos corredores. Bem, de fato, esse é um dos propósitos do Project. Os gerentes de projeto não entendem que o Project, como qualquer programa de agendamento, não é uma simples planilha, como o Microsoft Office Excel, nem uma ferramenta de desenho como o Microsoft Office Visio. Seu objetivo principal é calcular os dados do planejamento, como datas, a partir de entradas feitas pelo gerente de projetos. Isso implica que para usar o Project você tem de adaptar seus métodos de planejamento, e também entender como o Project executa esses cálculos. Não se descobre isso somente usando o programa. O melhor é participar de um curso de treinamento do Project antes de começar a usá-lo. Tentar aprender por conta própria pode custar muito mais do que um bom curso de treinamento.

Felizmente, uma vez que todos os gerentes de projeto estejam usando o Project, é relativamente simples consolidar todos os dados do planejamento e obter informações muito interessantes, como o uso de recursos em todos os projetos, sem ter de solicitar as informações a ninguém. E haverá menos detalhes "administrativos" para preencher, já que os dados necessários estão no planejamento. Agora, você pode mostrar que usar o Project representa uma economia de tempo para todos, com o mínimo de alterações e esforço desperdiçado ou de "terapia ocupacional".