Gerenciamento de Projetos
A adoção de métodos e ferramentas de gerenciamento de projetos dentro das organizações teve avanços inesperados nos últimos anos. Tornou-se senso comum que para os projetos terem qualidade eles devem ser gerenciados através de um método comprovado. Mas quando olhamos o que efetivamente aconteceu nas empresas nos últimos anos, vemos poucos resultados. Tipicamente, o que se mantém de uma sólida metodologia de gerenciamento de projetos são os líderes de projeto se apressando para preencher alguns formulários para enviá-los à gerência, a qual analisará ou não os dados. Preencher formulários é geralmente encarado como um "trabalho pesado" ou, pior ainda, uma "terapia ocupacional", termos usados por um gerente em uma das empresas de meus clientes.O que é necessário é uma sólida metodologia de gerenciamento de projetos que não seja excessivamente trabalhosa para a gerência média, proporcione relatórios precisos para a alta gerência e auxilie na condução dos negócios em direção aos seus objetivos. Mas, inicialmente, temos de ter expectativas realistas sobre os softwares de gerenciamento de projetos.
O que o software não fará por você?
Antes de tudo, as organizações precisam definir corretamente suas expectativas para então partir para o gerenciamento de projeto e seu software. Eis algumas coisas que a metodologia de gerenciamento de projeto ou o software não podem fazer:
- Fazer sua equipe planejar.
- Melhorar as estimativas que você obtém da equipe.
- Forçar as pessoas a atenderem prazos pouco razoáveis.
- Prover recursos adicionais.
- Remover e corrigir problemas imprevistos no seu processo ou produto.
- Descobrir o escopo que você não descobriu.
- Alterar o escopo de seu projeto para atender ao orçamento.
- Negociar com a gerência um novo prazo.
- Dar sempre boas notícias.
- Transformá-lo em um gerente de projetos automaticamente.
Quebrando resistências
A implementação de um processo de gerenciamento de projetos dentro de uma organização provavelmente gerará alguma resistência inicial. Em geral, a resistência à mudança ocorre em função de dois aspectos. Primeiro, a resistência pode resultar de orgulho profissional. Quando alguém diz a um gerente que jogue fora seus velhos métodos (os quais contribuíram para promoções recebidas) e aja de modo diferente, a resistência psicológica é inevitável. Esse tipo de resistência profissional é maior que a usual "resistência à mudança", muitas das vezes porque o gerente considera-se a si mesmo o inventor do método.
Segundo, a alta gerência procurará responder às suas próprias necessidades no método e poderá carregar em relatórios financeiros que não ajudarão o gerente de projetos na condução do projeto. Não é de admirar que alguns chamem os novos métodos de "administração pura"!
Considere as seguintes estratégias quando houver resistências:
- Mantenha o processo modesto e adaptável: Ao implementar uma metodologia mínima e transparente de gerenciamento de projetos, que possa ser aplicada em todos os projetos, você facilita o processo para que os gerentes de projeto adotem as novas práticas. Conforme avancem as habilidades dos gerentes, também a metodologia adotada poderá avançar.
- Incorpore métodos coerentes de gerenciamento de projetos que já façam parte da história de sua empresa: Observe como os líderes na sua empresa gerenciam projetos, para identificar os pontos fortes dos métodos empregados. Tente integrar esses métodos ou, pelo menos, criar um método que seja aberto o suficiente para que os líderes de projeto não tenham de abandonar totalmente os seus próprios métodos. Quando você pode integrar os métodos dos gerentes de projeto no processo geral da organização, você transforma oponentes em defensores.
- Limite a necessidade de relatórios: Lembre-se, o primeiro e mais importante cliente de um método de gerenciamento de projetos é o gerente de projeto. Claro, o gerenciamento não pára nesse nível; é responsabilidade da alta gerência controlar projetos em um nível superior. Entretanto, a cada vez que você solicita a um gerente de projeto um novo relatório ou mais dados, deve se perguntar se o custo extra será realmente compensado com melhoria de desempenho da gerência.
- Planeje e acompanhe os projetos, não as atividades de manutenção: Evite acompanhar atividades que não sejam projetos, mas representem tarefas sem objetivos claros ou tarefas que são redefinidas a cada dia. Muitas empresas fazem isso porque querem relatórios homogêneos para atividades, sejam ou não ligadas ao projeto. Lembre-se, um projeto é um empreendimento com resultados definidos, a serem atingidos conforme a limitação de recursos e tempo. Não se trata de uma simples contabilidade de eventos em andamento ou aleatórios.
O que o software pode fazer por você
O Project permite que você elabore os cálculos do planejamento e o ajuda a decidir onde agir primeiro, a registrar o que realmente foi efetuado e a analisar como corrigir desvios. A origem da resistência a qualquer software de gerenciamento de projeto, como o Project, é, na maioria das vezes, a sua característica automatizada. "Ele vive mudando minhas datas" é o refrão muito ouvido nos corredores. Bem, de fato, esse é um dos propósitos do Project. Os gerentes de projeto não entendem que o Project, como qualquer programa de agendamento, não é uma simples planilha, como o Microsoft Office Excel, nem uma ferramenta de desenho como o Microsoft Office Visio. Seu objetivo principal é calcular os dados do planejamento, como datas, a partir de entradas feitas pelo gerente de projetos. Isso implica que para usar o Project você tem de adaptar seus métodos de planejamento, e também entender como o Project executa esses cálculos. Não se descobre isso somente usando o programa. O melhor é participar de um curso de treinamento do Project antes de começar a usá-lo. Tentar aprender por conta própria pode custar muito mais do que um bom curso de treinamento.
Felizmente, uma vez que todos os gerentes de projeto estejam usando o Project, é relativamente simples consolidar todos os dados do planejamento e obter informações muito interessantes, como o uso de recursos em todos os projetos, sem ter de solicitar as informações a ninguém. E haverá menos detalhes "administrativos" para preencher, já que os dados necessários estão no planejamento. Agora, você pode mostrar que usar o Project representa uma economia de tempo para todos, com o mínimo de alterações e esforço desperdiçado ou de "terapia ocupacional".
